Wir sollten an den oder die Empfänger denken, und an die armen Übertragungssysteme. Der Empfänger soll's leicht haben, die Nachricht zu lesen. Besonders, wenn wir mit einem Schreiben mehrere Empfänger erreichen wollen, gilt die alte Regel: 's ist viel rationeller, wenn sich ein Absender müht, als wenn sich alle Empfänger plagen. Also sollte man beim Abfassen von Nachrichten sehr sorgfältig sein, vielleicht erst einmal eine Kollegin testlesen lassen, vor allem: sich kurz fassen.

Nun zur Technik: Eine an die Grußbotschaft bloß ›angehängte‹ Nachricht kann ein Ärgernis sein. Denn der Empfänger muß sie sich erst einmal etwa über Winword ansehen. Noch dazu kann er aus Winword dann nicht gleich wieder antworten.

Regel eins also: Die Nachricht möglichst hinein in den Text!

Wie man das macht? Drei Möglichkeiten: Man tippt seine Sprüche direkt ins Mailsystem ein. Oder man markiert sich den Text im Textverarbeitungssystem (›Bearbeiten Alles markieren‹), kopiert ihn sich in die PC-Zwischenablage (›Bearbeiten Kopieren‹), wechselt dann (Alt-Tab) ins Mail-System und holt sich seine Worte wieder aus dem Zwischenspeicher heraus (›Bearbeiten Einfügen‹). Die Zeilenumbrüche bleiben dann allerdings wie im Original und ›hart‹). Die dritte und schönste Möglichkeit: Man speichert seine Nachricht als Text-Datei (›Datei Speichern unter‹ - und wichtig: - ›Dateityp Nur Text‹). Dann kann man sich den Text beim Mailen als Importdatei hereinholen, wenn man den Dateinamen.txt nicht inzwischen vergessen hat... (›Datei Importieren‹, ›Im Text vorhandene Zeilenumbrüche beibehalten? - Nein‹ - alle Beispiele für Lotus Notes). Für manche Mail-Systeme sollte man die Zeilenumbrüche belassen. Das aber sieht leider erst der Empfänger, ob er sonst unendlich lange Zeilen bekommt.

Nur, wenn der Empfänger eine Datei weiterverarbeiten muß, macht das Anhängen Sinn. Universell ist man dabei mit dem Rich-Text-Format rtf (›Datei Speichern unter‹ - und - ›Dateityp Rich Text Format‹).

Und Achtung: Makroviren können sowohl in Doc- als auch in Rtf-Dateien stecken und übertragen werden. Dagegen hilft nur simpler Text (txt), dem allerdings Auszeichnungen wie fett, kursiv und so weiter fehlen.

Eine zweite, technische Anregung: Anhänge ganz meiden oder kürzen!

Dieser Text hier ist als Textdatei inzwischen auf 2.067 Byte angewachsen, was ungefähr der Zahl der Anschläge entspricht («Extras Wörter zählen« sagt mir: 1839 Zeichen). Als Doc-Datei ist er aber bereits 18.944 Byte groß! Noch schlimmer sind Bildschirmabzüge, etwa, wenn dem Mail-Partner eine Internet-Seite als Bitmuster drangehängt werden soll: Eine Bildschirmseite dieses Textes hier braucht als »Screen-Shot« («Alt-Druck« kopiert in die Zwischenablage), als Bildabzug also, 2.247.168 Byte, damit über zwei Megabyte! Grafiken, humorvolle Karikaturen, selbst seriöse Unterschriften im Facsimile sind elektronische Wasserköpfe. Fragen Sie sich also immer: Ist's die Menge wert? Muß ich wirklich Maschinen und Menschen mit Daten überschwemmen, die keine Informationen sind? Das Foto im Bilderrahmen als Postpaket, holzwolleverpackt, auf die Post bringen, statt nur ein Negativ zu schicken?

Lean bleiben, auch elektronisch!