Automatische Blindkopien von verschickten Mails in Outlook

Das Microsoft-Mailprogramm Outlook kann zwar automatisch CCs – also sichtbar angezeigte – Kopien (carbon copies, weil man früher Kohlepapier brauchte) von allen Mails machen, die versandt werden, automatische Blindkopien sind aber nicht vorgesehen. Wäre Microsoft ein deutsches Unternehmen, so wäre der vorgebliche Grund klar: Datenschutz ... Hier, wie es dennoch geht.
   Man muss ein Makro (Macro) in Outlook einbauen. Makros sind in »Visual Basic« (VB) beziehungsweise »Visual Basic for Applications« (VBA) geschrieben. Das müssen Sie dazu aber nicht lernen. Zwei Dinge sind für Sie notwendig: Outlook muss Makros zulassen – das ist oft sicherheitshalber gesperrt –, und das Makro muss eingebaut werden. Die Beispiele hier sind aus Outlook 2003 auf Windows XP genommen. Ab Outlook 2007 ergeben sich weitere Möglichkeiten, dazu weiter unten.
   Meine Weisheit habe ich übrigens von
www.Outlookcode.com/d/code/autobcc.htm und www.Outlookcode.com/d/vb.htm. Danke, Sue Mosher!

1. Makros zulassen
   (Diesen Schritt 1 können Sie sich sparen, wenn Sie das Makto signieren. Erledigen Sie dafür zuerst Punkt 3 – Eigensignatur. Sie können dann die Makrosicherheitseinstellung unangetastet lassen.)
   In Outlook, Extras, Makro, Sicherheit auf mittel oder niedrig stellen, damit Makros in Outlook laufen können.

Wenn Sie wie hier »Mittel« einstellen, werden Sie bei jedem Outlook-Start gefragt, ob Ihnen Makros recht sind.
   Sonst gibt’s hernach die Fehlermeldung:

Nach Sicherheitsänderungen Outlook schließen und neu starten, denn die Outlook-Sicherheitseinstellungen werden erfahrungsgemäß immer erst nach einem Programmneustart wirksam.

2. Das Makro einbauen
   In Outlook Alt-F11 tippen. Es erscheint ein Visual-Basic-Editor, links die Ordner für die Makros. Klicken Sie auf das + bei »Projekt1«, dann auf das + bei »Microsoft Outlook Objekte«, damit Sie den Ordner »DieseOutlookSitzung« sehen, mit dem Outlook-Symbol (der Uhr um 15 Uhr). Klicken Sie doppelt auf diesen Ordner. Rechts poppt ein leeres Fenster auf.

In das leere Fenster heben Sie den folgenden Kode hinein, mit (von hier) kopieren und dorthin speichern (copy-paste):

Jetzt müssen Sie unbedingt noch die richtige, Ihre BCC-Adresse einsetzen, zu der alle Mails gehen sollen. Ersetzen Sie »someone@somewhere.dom« durch die gewünschte E-Mail-Adresse (hier Fritz@Joern.De):

Nun bitte Datei, VbaProjekt.OTM speichern. (Wenn Sie das Speichern vergessen, wird beim Schließen von Outlook danach gefragt.) Vorher können Sie gern noch das Makro umbennen, vielleicht in »Auto.BCC«. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das fettgedruckte »Projekt1« und wählen »Eigenschaften von Projekt1«. Dort können Sie den Namen ändern.

Übrigens: Falls Sie beim Ausführen des Makros die Fehlermeldung »Sub oder Function nicht definiert« bekommen, so können Sie ignorieren:

Am Besten, Sie schließen jetzt Outlook und starten es erneut. Danach können Sie die Sache mit einer abgehenden Mail probieren. Wenn Sie sie nach dem Senden im Outlook-Ordner »Gesendete Objekte« finden, sollte (natürlich nur für Sie) in der Nachricht Ihr BCC zu sehen sein. – Wenn nicht, so empfehle ich gleich »Selbstzertifizieren« des neuen Macros. Weiter geht’s unter Punkt 3 Eigensignatur.

3. Wenn Sie die Sicherheit hinterher wieder hochsetzen (Achtung: Sicherheitseinstellungen werden immer erst nach einem Outlook-Neustart wirksam!), so wird Ihr neues Makro nicht angenommen, weil es nicht signiert ist. Steht die Makrosicherheit auf »Hoch« (Standard) oder »Sehr hoch«, so merken Sie nicht einmal, dass das Makro inaktiv ist. Sie müssen dafür Outlook also immer mit niedriger Sicherheit fahren, oder dem Makro eine Eigensignatur verpassen. Wie das geht, beschreibt Microsoft auf http://support.microsoft.com/?kbid=307731#3, generell hier und hier. Nun werden Sie aber vermutlich kein »Zertifikat« haben, das für eine »Signatur« nötig ist. Also müssen Sie sich selbst ein digitales Zertifikat erstellen. Das geht mit der Routine »selfcert.exe«.
   Um die Selbstzertifizierungsroutine selfcert.exe auszuführen, brauchen Sie diese natürlich auf Ihrem Rechner. Microsoft schlägt vor, sie von den Office-Installationsdisketten her zu installieren (»Installieren des Programms "SelfCert.exe"«). Ich hatte das nicht nötig. Sie lag auf C:\Programme\Microsoft Office\OFFICE11\SELFCERT.EXE (342 kByte, Version 11.0.5510). (Im Internet wird die Datei nicht so leicht zu finden sein, da von Microsoft. Auf Geocities steht nur eine alte, japanische Version 2.00.) – Ach, ich stelle Ihnen meine auf www.Joern.De/SELFCERT.EXE. Das ist eine Installationsdatei, noch nicht die Routine selbst, funktioniert aber gut!
   Klickt man dort die Selfcert.exe an, so kann man sich ein nur an diesem einen Rechner gültiges Zertifikat erzeugen:

Anschließend geht man in Outlook noch einmal (mit Alt-F11) in das selbstgebaute Makro, klickt auf Extras, Digitale Signatur und »signiert« das Makro.

Speichern des Makros nicht vergessen.
   Erst jetzt kann in Outlook die Sicherheit wieder über Extras, Makro, Sicherheit auf Mittel oder Hoch zurückgestellt werden, sofern man das überhaupt verstellt hatte. Beim nächsten Start von Outlook erscheint einmalig:

Bitte vertrauen Sie sich da.

4. Sollten Sie zwei oder mehr automatische BCCs brauchen, also die Mails nicht nur an eine unsichtbare extra E-Mail-Adresse senden wollen, so empfehle ich den simpleren Kode:

– und dort "myaddress@mydomain.dom" ersetzen mit zum Beispiel "Vorname1.Name1@Dom1.De; Vorname2.Name2@Dom2.De"

PS:
• Wer das Ding wieder ausschalten will, etwa weil er ohnehin aus Googlemail heraus mailt – siehe meinen Blog vom 13. Juni 2007 auf http://blogabissl.blogspot.com – der geht einfach ins Makro, Quellkode, und weißelt den weg ...
 
• Hier für alle, die mit Outlook 2007 oder einem späteren arbeiten. Möchte man Auto-BCCs nur für bestimmte Absender-Konten, so empfehle ich den »LCY-Blog« vom 24. 10. 9 zu lesen. Aber Achtung: Das alles soll erst ab Outlook 2007 gehen, weil dort das Absenderkonto abfragbar ist. Der Autor, Chan Yuang Li aus Wien, www.LCY.Net, hat freundlicherweise eine Erweiterung für mehrere Absendekonten geschrieben. Man kann also beim Versenden von »AccountnamenX« an »BCC Email X« eine Blindkopie senden, bei Senden von »AccountnamenY« an eine andere »BCC Email Y« kopieren und so weiter. Ich blende sein gesamtes Makro für zum Beispiel drei Konten ein:
 

• Einem netten Leser verdanke ich diese »zwei kleine Ergänzungen zu Office 2013«:
· Die Einstellungen zur Makrosicherheit finden sich dort unter Datei, Optionen, Trust Center.
· Das Programm SelfCert findet sich typischwerweise unter C:\Program Files\Microsoft Office 15\root\office15\SELFCERT.EXE.

PS: Manchmal setzen die BCCs aus, weiß nicht warum. Einmal Alt-F11 in Outlook und zurück hat’s wieder klar gemacht. Übrigens sieht man die BCCs nicht im Vorschaufenster, sondern nur, wenn man die bestimmte Mail ganz aufmacht.
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